Pour une entreprise, la tenue de livres fait partie intégrante de sa comptabilité. Elle répond à l’obligation légale de suivi des registres.

Elle contribue à suivre les résultats, analyser les performances et orienter la compagnie. C’est un outil précieux à la prise de décisions majeures pour l’avenir d’une entreprise.

1. Tenir des registres comptables est obligatoire au Québec

Une entreprise est obligée de tenir des livres qui reprennent l’ensemble des opérations comptables effectuées dans l’année. Elle doit également établir les écritures de fin d’exercice, les paies, les déclarations de revenus ainsi que les états financiers.

La tenue de livres est la base qui permet de remplir avec précision les déclarations demandées par l’Agence du revenu du Canada, l’Assurance emploi, le ministère des Finances, la TPS et la TVQ, Revenu Québec, le registre des entreprises du Québec et le ministère du Revenu du Québec.

2. Analyser et prévoir la situation financière de l’entreprise

C’est en suivant sa comptabilité de près que l’on est en mesure de connaître la situation financière précise de l’entreprise et de faire des prévisions. Contrairement aux idées préconçues, un suivi rigoureux des écritures comptables et des rapprochements bancaires s’impose en tous temps.

L’analyse des charges en temps réel permet de connaître ses coûts de production, d’éviter les dépenses superflues et les dérapages sans qu’ils aient le temps d’affecter significativement la rentabilité. Le dirigeant se doit de pouvoir comparer l’état actuel de la compagnie à ceux des situations passées.  Il doit mesurer et analyser les écarts avec le budget prévisionnel à tout moment.

3. Optimiser la gestion de l’entreprise

Afin de battre la concurrence, un suivi rigoureux des comptes permet de prendre les décisions appropriées sans perdre de temps, de maximiser les bénéfices et d’augmenter les chances de survie de l’entreprise.

C’est avec un enregistrement rigoureux des données comptables que l’on peut suivre et comparer les stocks, la facturation, vérifier que tous les produits et services vendus ont bien été facturés, et contrôler les comptes clients.

4. Diminuer le risque d’erreurs

Les travailleurs autonomes et les PME qui tiennent des livres structurent leurs dépenses et leurs revenus et commettent moins d’erreurs en matière de déclarations exagérées ou déclarations non faites.

5. Gagner du temps en cas de vérification de la comptabilité

Une tenue de livres impeccable, des registres et des documents bien classés permettent de gagner du temps dans le cas d’une vérification fiscale et d’échapper à des mesures de redressement lié à un défaut de comptabilité ou à l’impossibilité de produire un document.